Polityka prywatności

1. Administrator i zakres dokumentu

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze świadczeniem usług szkoły jest CIAO Alena Nekrasava, ul. Piekary 504, 32-060 Liszki, NIP 9442285607. Kontakt: info@ciaoenglish.pl, +48 511 984 098.

Polityka dotyczy strony ciaoenglish.pl, kontaktu ze szkołą, zamówień i nauki uczniów, także dzieci. Szkoła oferuje naukę od 4. roku życia. Sposób dostępu do zajęć dobieramy do wieku ucznia i warunków używanego narzędzia. Dla osób poniżej 13 lat dostęp przez ciaoby.online jest możliwy jedynie w zakresie dopuszczonym przez jego operatora; w innych przypadkach ustalamy odpowiedni sposób prowadzenia zajęć.

Platformę ciaoby.online udostępnia Study Space, Inc., 251 Little Falls Drive, Wilmington, DE 19807, USA (Edvibe). CIAO ustala cele i zasady prowadzenia nauki oraz odpowiada za dane swoich uczniów w zakresie własnych działań. Edvibe może działać w imieniu szkoły przy obsłudze platformy, a w zakresie własnych celów opisywanych w polityce Edvibe — jako odrębny administrator danych. Szczegóły dotyczące danych przetwarzanych przez operatora znajdują się w jego dokumentacji.

2. Jakie dane otrzymujemy i skąd

• Od osoby kontaktującej się ze szkołą: imię, nazwisko, dane kontaktowe, treść wiadomości i informacje o celu nauki.
• Od kupującego: dane zamówienia, wybranego pakietu, płatności i rozliczeń, a w razie potrzeby dane do faktury.
• Od rodzica lub opiekuna: dane kontaktowe opiekuna oraz niezbędne dane dziecka, w tym imię i informacje potrzebne do doboru zajęć. Umowę w sprawie nauki dziecka zawiera osoba dorosła.
• W trakcie nauki: dane konta, obecność, zadania, wyniki ćwiczeń i informacje o postępach. Obraz i dźwięk są przetwarzane podczas połączenia online; lekcje nie są rutynowo nagrywane.
• W związku z korzystaniem ze strony lub platformy: niezbędne dane techniczne, np. adres IP i logi, w zakresie faktycznie rejestrowanym przez używane usługi.
• Nagrania, zdjęcia i opinie do publikacji: wyłącznie w uzgodnionym zakresie i po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Nie prosimy o dane zdrowotne w zwykłym formularzu. Jeśli dostosowanie nauki wymaga szczególnych informacji, ustalamy osobno niezbędny zakres, podstawę ich przetwarzania i osoby uprawnione do dostępu.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Odpowiedź na zapytanie o kurs i przygotowanie umowy na żądanie osoby zainteresowanej oraz realizacja umowy z kupującym: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Organizacja nauki dziecka będącego uczestnikiem umowy zawartej przez rodzica: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadniony interes polegający na organizacji uzgodnionych zajęć, z uwzględnieniem szczególnej ochrony dziecka i ograniczeniem danych do niezbędnych.
• Rozliczenia i obowiązki wynikające z prawa, w tym podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Obsługa korespondencji niezwiązanej z przygotowaniem umowy, bezpieczeństwo, ustalenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w niezbędnym zakresie.
• Obsługa reklamacji: wykonanie obowiązków prawnych oraz, odpowiednio, realizacja umowy i obrona roszczeń.
• Dobrowolne nagranie lekcji oraz publikacja wizerunku lub opinii: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w granicach konkretnej zgody. Zgoda na nagranie lekcji nie oznacza zgody na jej publikację.
• Ochrona małoletnich i dokumentowanie wymaganych działań odbywają się w zakresie obowiązków wynikających z prawa. Dane szczególnej kategorii i informacje o karalności przetwarzamy wyłącznie, gdy istnieje właściwa podstawa i zabezpieczenia wymagane prawem.

Nie uznajemy samego odwiedzenia strony za zgodę na dowolne przetwarzanie danych ani za zgodę marketingową.

4. Komu dane mogą być udostępniane

Dostęp mają upoważnieni administratorzy oraz lektorzy pracujący w Polsce, w zakresie potrzebnym do ich zadań. Formularze zapisują się w Tilda i są przesyłane na info@ciaoenglish.pl.

• Tilda — utrzymanie witryny i przechowywanie zgłoszeń z formularzy.
• Study Space, Inc. (Edvibe) — techniczna obsługa platformy ciaoby.online, kont i ćwiczeń.
• Hostido.pl Gałązka Spółka jawna — obsługa poczty elektronicznej.
• Stripe i banki — obsługa płatności, również w ramach ich własnych obowiązków.
• WhatsApp, Facebook Messenger i Instagram — kontakt wybranym przez klienta kanałem.
• Google Drive w koncie konsumenckim szkoły — przechowywanie uzgodnionych nagrań lekcji. Nagranie może oglądać administrator i lektor prowadzący daną lekcję.
• Zewnętrzne biuro księgowe — niezbędne dane klientów, faktur i rozliczeń.
• Organy publiczne — w przypadkach wymaganych prawem.

Dane nie są udostępniane wszystkim lektorom bez potrzeby.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Operator Edvibe — Study Space, Inc. — ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Korzystanie z międzynarodowych dostawców, takich jak Edvibe, Tilda, Stripe, Google oraz operatorzy komunikatorów, może wiązać się z przetwarzaniem lub dostępem do danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Miejsce siedziby dostawcy nie jest równoznaczne z miejscem przechowywania wszystkich danych.

W udostępnionej szkole polityce prywatności Edvibe operator wskazuje art. 49 ust. 1 lit. b RODO w odniesieniu do transferów związanych z umową. To informacja o stanowisku operatora; sam ten zapis nie rozstrzyga o podstawie każdego przekazania danych realizowanego na potrzeby szkoły. O dostępne informacje dotyczące odbiorców, państw i stosowanych zabezpieczeń można zwrócić się do szkoły pod adresem info@ciaoenglish.pl. Informacje o transferach przez dostawców działających we własnych celach znajdują się również w ich politykach prywatności.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Zgłoszenia, które nie doprowadziły do umowy: 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, z przeglądem co 6 miesięcy. Dłuższe zachowanie niezbędnej części może wynikać z konkretnego sporu lub obowiązku prawnego.
• Konto ucznia: administrator usuwa je 15 dni po zakończeniu pakietu lub dostępu, jeżeli uczeń nie kontynuuje nauki. Uzgodniona pauza nie uruchamia tego terminu. Podczas pauzy lub przerwy przed wznowieniem nauki konto może być dezaktywowane, a po wznowieniu ponownie otwarte.
• Uzgodnione nagrania lekcji: do 3 miesięcy od nagrania, następnie usuwane z Google Drive, chyba że niezbędny fragment podlega odrębnej, uzasadnionej ochronie jako dowód w sprawie.
• Materiały reklamowe na podstawie zgody: do jej wycofania albo wcześniejszego zakończenia uzgodnionego wykorzystania. Termin 3 miesięcy dla nagrań lekcji nie oznacza automatycznie 3 miesięcy publikacji reklamowej.
• Dokumenty rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Niezbędne dokumenty umowy, reklamacji i roszczeń: przez właściwy okres przedawnienia, a w razie sporu w zakresie potrzebnym do jego zakończenia i rozliczenia.

Zgody na nagranie i publikację są dokumentowane w korespondencji e-mail lub komunikatorze, wraz z celem i zakresem. Materiały reklamowe publikuje się w uzgodnionym zakresie na ciaoenglish.pl i profilach szkoły na Facebooku oraz Instagramie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania; dalsze wykorzystanie oparte na tej zgodzie zostaje zakończone.

Pauza w lekcjach nie blokuje odrębnie opłaconego self-study. Uprawnienia do tego kursu pozostają aktywne do końca jego okresu. Jeżeli inne opłacone uprawnienie nadal trwa, konto nie jest usuwane wyłącznie z powodu zakończenia jednego pakietu.

Usunięcie konta a dane operatora: powyższe 15 dni określa działanie administracji CIAO. Polityka Edvibe przewiduje przechowywanie danych przez okres potrzebny do realizacji jej celów, zasadniczo nie dłużej niż 3 lata po usunięciu konta lub zakończeniu jego używania, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych prawem. Usunięcie konta przez szkołę nie oznacza natychmiastowego usunięcia wszystkich danych i kopii u operatora platformy.

7. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a w odpowiednich przypadkach przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy.

Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Żądanie kieruj na info@ciaoenglish.pl. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; prawnie dopuszczalne przedłużenie wymaga poinformowania o przyczynach. Dane potrzebne do weryfikacji tożsamości ograniczamy do niezbędnych.

Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl. Nie musisz najpierw składać reklamacji w CIAO.

8. Dobrowolność podania danych i automatyzacja

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne dane kontaktowe, zamówienia i konta są potrzebne do odpowiedzi lub wykonania usługi; niektóre dane rozliczeniowe wynikają z prawa. Zgody na reklamowe wykorzystanie wizerunku i dodatkowe nagrania nie są warunkiem zakupu kursu.

Ćwiczenia self-study są sprawdzane automatycznie. Samo ocenianie ćwiczeń nie oznacza decyzji wywołującej skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającej na osobę w rozumieniu art. 22 RODO.

9. Cookies i narzędzia strony

Na stronie ciaoenglish.pl korzystamy z rozwiązań Tilda zapewniających działanie witryny i formularzy. Szkoła nie podłączyła do tej strony Google Analytics ani Meta Pixel. Techniczne dane wizyty, np. adres IP i logi, mogą być przetwarzane przez dostawców usługi w zakresie niezbędnym do jej działania. Korzystanie z cookies innych niż niezbędne zależy od faktycznej konfiguracji strony i ustawień zgód.

Platforma ciaoby.online działa jako odrębna usługa techniczna. Polityka Edvibe opisuje jej własne cookies, logi i analitykę oraz wymienia Google Analytics jako przykład dostawcy. Zestaw narzędzi uruchomionych podczas konkretnej wizyty może zależeć od konfiguracji operatora. Ustawienia cookies na ciaoenglish.pl nie sterują automatycznie cookies na ciaoby.online.

W przeglądarce można kontrolować lub usuwać cookies. Gdy na stronie dostępny jest panel ustawień, można w nim ponownie zmienić wybór dotyczący cookies opcjonalnych.

10. Aktualizacja informacji

Polityka jest aktualizowana, gdy zmienia się sposób świadczenia usług lub przetwarzania danych. Zmiana informacji nie zastępuje zgód wymaganych dla nowych, dobrowolnych celów. Aktualna wersja znajduje się pod adresem ciaoenglish.pl/polityka-prywatnosci.